Rechtmatigheid
Sinds 2023 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid. In het jaarrekeningdeel is de rechtmatigheidsverantwoording van het college opgenomen. De accountant controleert de getrouwheid van die verantwoording. In deze paragraaf lichten we de afwijkingen toe.
Goedkeuringstolerantie en rapportagegrens
In de financiële verordening van de gemeente is vastgelegd dat het college aan de raad rapporteert over afwijkingen. De rapportagegrens bedraagt € 100.000. Dit percentage wordt jaarlijks vastgelegd in de kadernota.
Het college rapporteert in deze paragraaf over de geconstateerde rechtmatigheids-fouten groter dan € 100.000.
Begrotingsrechtmatigheid
In de geactualiseerde "Financiële verordening 2023 Gemeente Diemen" heeft de gemeenteraad vastgelegd welke begrotingsonrechtmatigheden zijn toegestaan.
Begrotingscriteria opgenomen in artikel 11 van de "Financiële verordening 2023 Gemeente Diemen". | |
11.1 | De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau van baten en lasten per programma waarop de begroting door de raad is geautoriseerd. |
11.2 | Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. |
11.3 | Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: |
a. | Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. |
b. | Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. |
c. | De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage . |
11.4 | Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. |
In onderstaande tabel vindt u een toelichting op de overschrijdingen van de lasten.
Toelichting begrotingsonrechtmatigheden boven de rapportagegrens van € 100.000 | ||
|---|---|---|
Programma - beleidstaak | Verwijzing artikel | Bedrag |
Bijdrage aan Veiligheidsregio | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -70 |
Kosten in het kader van de aanpak van ondermijning | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -15 |
Totaal Veilig | -85 | |
Armoedebeleid | Artikel 11.3.b (Open-einde regeling) | 318 |
Kinderopvang toeslagenaffaire (KOT) | Artikel 11.3.a (staan inkomsten tegenover) | -695 |
Bijstandsverlening | Artikel 11.3.b (Open-einde regeling) | 196 |
Opvang ontheemden | Artikel 11.3.a (staan inkomsten tegenover) | 130 |
Totaal Inkomen en armoede | -51 | |
Omgevingsvergunningen | Artikel 11.3.a (staan inkomsten tegenover) | -230 |
Omgevingsplan | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | 75 |
Geluidsadvisering | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | 21 |
Grondexploitaties | Artikel 11.3.a (staan inkomsten tegenover) | -254 |
Buitenlust | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | 107 |
Plantage De Sniep | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | 192 |
Overige verschillen | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -24 |
Totaal programma Gebiedsontwikkeling | -113 | |
Interne uren doorbelasting | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -50 |
Parkeerexploitatie | Artikel 11.3.a (staan inkomsten tegenover) | -182 |
Overige verschillen | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -3 |
Totaal programma Verkeer | -235 | |
Gemeenschappelijke Regeling | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -20 |
Vennootschapsbelasting | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -28 |
Voorziening Dubieuze debiteuren administratie belastingen en financien. | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -73 |
Overige verschillen | Artikel 11.4 (Bestaand beleid) | -35 |
Totaal programma Financiën | -156 | |
Totaal geaccepteerde begrotingsonrechtmatigheden | -640 | |
Voorwaardencriterium
Alleen bij het proces inkoop en aanbestedingen zijn afwijkingen die boven de rapportagegrens van € 100.000 vallen. Het betreft de volgende afwijkingen:
Afwijkingen boven de rapportagegrens van € 100.000 | ||
|---|---|---|
Proces | Bevinding | Bedrag |
Inkoop en aanbesteding | De beleidsadviseur ruimtelijke ordening wordt ingehuurd sinds 2021. De totale kosten tot en met het vierde kwartaal 2024 overschrijden de Europese aanbestedingsgrens. Inmiddels is deze inhuur gestopt. | -159 |
Inkoop en aanbesteding | De WGA-verzekering (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) is in 2024 aangehouden en heeft daarmee de drempel van het Europese aanbestedingsbedrag overschreden. Tot en met 2023 was er rechtmatig aanbesteed. Er zat echter geen optie tot verlenging in. Voor 2024 is de WGA-verzekering gecontinueerd en heeft een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden die vanaf 1 januari 2025 inwerking treed. | -161 |
Inkoop en aanbesteding | Het maaien en de onkruidbestrijding is uitbesteed. Voor deze opdracht is in 2023 een afwijkingsbesluit genomen op de inkoopprocedure. In 2024 is dezelfde opdracht één-op-één verstrekt. Aangezien de totaalopdracht het Europese drempelbedrag overschrijdt leidt dit tot een onrechtmatige aanbesteding. In 2025 is een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure gestart. | -666 |
Inkoop en aanbesteding | De adviseur inburgering wordt ingehuurd sinds 2022 en heeft in 2024 het Europese drempelbedrag overschreden. Eind 2024 is de inhuur beëindigd. | -254 |
Inkoop en aanbesteding | De inhuur van een directievoerder was voor verschillende projecten. Deze inzet opgeteld leidde tot een overschrijding. De inhuur is in 2024 overgegaan naar de broker. | -187 |
Het aantal onrechtmatigheden als gevolg van inhuur is in 2024 behoorlijk afgenomen door de inzet van de brokerdienstverlening. De nog bestaande overschrijdingen zijn meestal het gevolg van het niet tijdig opstarten van nieuwe aanbestedingen en het niet voldoende inregelen van verlengingsmogelijkheden. We gaan hierop sturen door het contractbeheer en contractmanagement te verbeteren.
Misbruik en oneigenlijke gebruik
Het doel van het M&O-beleid is tweeledig. In eerste instantie is het doel misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen te voorkomen (preventief beleid). In tweede instantie ligt de focus op het achteraf controleren en zo nodig het bijstellen van beleidskaders en het repareren of zelfs bestraffen van misbruik en oneigenlijk gebruik (repressief beleid).
Op dit moment maken specifieke (beheers)maatregelen in het kader van M&O-beleid al onderdeel uit van de diverse processen binnen Diemen zoals het proces van subsidieverstrekking en vergunningverlening. De M&O-maatregelen die voortvloeien vanuit landelijke wetgeving en lokale verordeningen zijn daarmee verankerd in de administratieve organisatie van Diemen (en Duo+). Daarop aanvullend is het wenselijk overkoepelende algemene kaders vast te leggen in een nota M&O-beleid.
Redenen hiervoor zijn:
In de financiële verordening is vastgelegd dat het college M&O beleid opstelt. Met dit beleid stelt het bestuur kaders waarbinnen de directie de uitvoering vorm kan geven. Het betreft kaders voor de opzet, uitvoering, controle en evaluatie van het M&O-beleid;
Het vastleggen van algemeen M&O-beleid draagt niet alleen bij aan de transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Het is ook behulpzaam bij het maken van afwegingen in hoeverre extra beheersmaatregelen en controles benodigd en tegelijkertijd doeltreffend zijn. Maatregelen die veel geld en energie kosten, maar slechts beperkt financieel nut opleveren, kunnen daarmee worden voorkomen;
De betrouwbaarheid van door derden verstrekte gegevens kan niet in alle gevallen worden gegarandeerd via reguliere beheersingsinstrumenten. Deze instrumenten reiken in veel gevallen niet verder dan de grenzen van de eigen organisatie. Bij de controle op gegevens van derden zijn specifieke maatregelen gewenst;
De werking van beheersmaatregelen is voor een belangrijk deel afhankelijk van de integriteit van de personen die uitvoering geven aan het beleid en regelgeving van Diemen. Het is mogelijk dat in de contacten tussen de personen die uitvoering geven aan het beleid en regelgeving van Diemen en belanghebbenden bestaande procedures en de interne beheersing onvoldoende effectief zijn. Het is dan ook goed om in aanvulling op reguliere beheersmaatregelen alert te zijn op deze risico’s. M&O-beleid draagt bij aan het herkennen van zwakke plekken in de administratieve organisatie en de interne beheersing.
Er is nog geen vastgesteld beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik binnen Diemen. Dit stond in de planning voor 2024. Hier is enige vertraging in gekomen omdat we dit samen met de andere DUO-gemeenten oppakken.